Le problème : 64 îles avec 64 Excel

La Fédération d'associations de parents de Vigo regroupe 64 associations d'écoles et d'établissements secondaires de la ville. Son travail comprend la représentation des familles auprès de l'administration, la diffusion de conseils et de formations, et l'aide aux associations pour justifier les subventions. Le problème : chaque association gérait ses affaires avec son propre Excel, son propre carnet et son propre critère comptable.

Quand la fédération avait besoin de données agrégées — combien de familles adhérentes dans la ville, quelles activités sont proposées, comment les subventions municipales sont exécutées — il fallait les demander une par une et attendre des semaines. Et chaque septembre, la même scène se répétait : des bureaux fraîchement élus qui appelaient parce que le précédent était parti et que personne ne trouvait rien.

« Notre vrai travail est de défendre les familles, pas de faire le service technique de 64 fichiers Excel différents », résume Nuria, coordinatrice de la fédération.

La solution : une plateforme commune et la formation des bureaux

La fédération a adopté la formule de gestion multi-associations de Fustibus : chaque association fédérée travaille dans son propre espace (recensement, cotisations, activités, comptabilité) et la fédération voit des rapports consolidés sans accéder aux données personnelles de chaque famille au-delà de ce qui a été convenu.

La comptabilité a été homogénéisée avec des catégories communes, de sorte que les comptes de n'importe quelle association se présentent à son assemblée dans le même format et que la justification des subventions municipales sort du système, pas d'un classeur de justificatifs. Le module de gouvernance et procès-verbaux conserve convocations, votes et registre des procès-verbaux de chaque association, si bien que la relève du bureau ne dépend plus de la mémoire de personne.

Avec la plateforme commune est arrivé le programme de formation : un atelier d'un après-midi pour chaque bureau entrant, avec l'environnement réel de son association déjà chargé.

Un an plus tard : l'image complète

Lors de la première année complète, la fédération a consolidé les données des 64 associations, formé 12 nouveaux bureaux et obtenu que 100 % des associations présentent des comptes clairs à leur assemblée. Les rapports agrégés qui prenaient auparavant des semaines se génèrent maintenant en quelques minutes, et la fédération les utilise pour négocier avec la mairie avec des données réelles.

« Le meilleur, c'est ce qui n'arrive plus : il n'y a plus d'associations à l'arrêt pendant six mois parce que le bureau a changé », conclut Nuria.

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