Das Problem: 64 Inseln mit 64 Excel-Tabellen

Der Verband der Elternvertretungen von Vigo vereint 64 Elternvertretungen von Schulen und weiterführenden Schulen der Stadt. Zu seiner Arbeit gehört, die Familien gegenüber der Verwaltung zu vertreten, Orientierung und Schulungen anzubieten und den Elternvertretungen beim Nachweis von Zuschüssen zu helfen. Das Problem: Jede Elternvertretung verwaltete ihre Angelegenheiten mit eigener Excel-Tabelle, eigenem Heft und eigenem Buchhaltungsverständnis.

Wenn der Verband aggregierte Daten brauchte – wie viele Mitgliedsfamilien es in der Stadt gibt, welche Angebote es gibt, wie kommunale Zuschüsse verwendet werden –, musste er sie einzeln erfragen und wochenlang warten. Und jeden September wiederholte sich dieselbe Szene: frisch gewählte Vorstände riefen an, weil der vorherige weg war und niemand etwas fand.

„Unsere eigentliche Arbeit ist es, die Familien zu vertreten, nicht der technische Support für 64 unterschiedliche Excel-Tabellen zu sein“, fasst Nuria, Koordinatorin des Verbands, zusammen.

Die Lösung: eine gemeinsame Plattform und Schulungen für die Vorstände

Der Verband führte den Tarif zur Verwaltung mehrerer Elternvertretungen von Fustibus ein: Jede angeschlossene Elternvertretung arbeitet in ihrem eigenen Bereich (Verzeichnis, Beiträge, Angebote, Buchhaltung), und der Verband sieht konsolidierte Berichte, ohne über das Vereinbarte hinaus auf personenbezogene Daten einzelner Familien zuzugreifen.

Die Buchhaltung wurde mit gemeinsamen Kategorien vereinheitlicht, sodass die Zahlen jeder Elternvertretung ihrer Versammlung im selben Format vorgelegt werden und der Nachweis kommunaler Zuschüsse aus dem System kommt, nicht aus einem Ordner voller Belege. Das Modul Gremien und Protokolle bewahrt Einladungen, Abstimmungen und das Protokollbuch jeder Elternvertretung auf, sodass der Vorstandswechsel nicht mehr vom Gedächtnis Einzelner abhängt.

Mit der gemeinsamen Plattform kam das Schulungsprogramm: ein Workshop von einem Nachmittag für jeden neuen Vorstand, mit der bereits geladenen realen Umgebung seiner Elternvertretung.

Ein Jahr später: das Gesamtbild

Im ersten vollen Schuljahr konsolidierte der Verband die Daten der 64 Elternvertretungen, schulte 12 neue Vorstände und erreichte, dass 100 % der Elternvertretungen ihrer Versammlung klare Zahlen vorlegten. Aggregierte Berichte, die früher Wochen dauerten, entstehen jetzt in Minuten, und der Verband nutzt sie, um mit der Stadtverwaltung auf Basis echter Daten zu verhandeln.

„Das Beste ist, was nicht mehr passiert: Es gibt keine Elternvertretungen mehr, die sechs Monate stillstehen, weil der Vorstand gewechselt hat“, schließt Nuria.

Coworking

Was ist ein Coworking?