Проблема: 64 острова с 64 таблицами Excel

Федерация родительских комитетов Виго объединяет 64 комитета школ и лицеев города. Её работа включает представление интересов семей перед администрацией, консультации и обучение, а также помощь комитетам в подтверждении субсидий. Проблема: каждый комитет вёл свои дела в собственном Excel, собственном блокноте и по собственным правилам учёта.

Когда федерации требовались сводные данные — сколько семей-участников в городе, какие занятия предлагаются, как расходуются муниципальные субсидии, — приходилось запрашивать их по одному и ждать неделями. А каждый сентябрь повторялась одна и та же сцена: только что избранные правления звонили, потому что прежнее ушло, а никто ничего не мог найти.

«Наша настоящая работа — защищать семьи, а не быть техподдержкой для 64 разных таблиц Excel», — резюмирует Нурия, координатор федерации.

Решение: общая платформа и обучение правлений

Федерация выбрала тариф управления несколькими комитетами Fustibus: каждый комитет работает в своём пространстве (реестр, взносы, занятия, бухгалтерия), а федерация видит сводные отчёты, не получая доступа к личным данным семей сверх согласованного.

Бухгалтерию привели к единому виду с общими категориями, поэтому счета любого комитета представляются собранию в одном формате, а подтверждение муниципальных субсидий выходит из системы, а не из папки с чеками. Модуль управления и протоколов хранит созывы, голосования и книгу протоколов каждого комитета, так что смена правления больше не зависит ни от чьей памяти.

Вместе с общей платформой появилась программа обучения: занятие на один вечер для каждого нового правления, с уже загруженной реальной средой своего комитета.

Год спустя: полная картина

За первый полный учебный год федерация свела данные 64 комитетов, обучила 12 новых правлений и добилась того, что 100% комитетов представили собранию понятные счета. Сводные отчёты, которые раньше готовились неделями, теперь формируются за минуты, и федерация использует их для переговоров с мэрией на основе реальных данных.

«Лучшее — то, чего больше не происходит: нет комитетов, которые простаивают полгода из-за смены правления», — заключает Нурия.

Technology