O ponto de partida: envelopes, pagamentos instantâneos e uma folha de cálculo herdada

A associação de pais do CEIP Rosalia de Castro reúne 380 famílias sócias de uma escola pública de duas turmas por ano em Vigo. Durante anos, a cobrança da quota anual de 25 EUR por família foi um pequeno calvário: algumas famílias faziam transferência, outras enviavam um pagamento instantâneo para o telemóvel pessoal da tesoureira e muitas mandavam um envelope com dinheiro na mochila dos filhos.

Beatriz, a tesoureira, cruzava todas as semanas os movimentos do banco com uma folha de cálculo herdada de três direções anteriores. No final de novembro, perto de 30% das famílias ainda não tinha pago, e ninguém sabia ao certo se era por esquecimento ou porque o pagamento se tinha perdido.

"Era um trabalho que não acrescentava nada. Só perseguir pessoas que queriam pagar mas não sabiam se já o tinham feito. E tudo no meu tempo livre, depois do trabalho e com os miúdos já deitados", recorda Beatriz.

A decisão: débito direto da quota por família

Depois de o ver noutra associação da zona, a direção escolheu o Fustibus por uma razão concreta: incluía o débito direto SEPA sem custo adicional de configuração e com o processo completo resolvido: obtenção de mandatos das famílias, notificação prévia e gestão de devoluções.

A implementação durou 2 dias úteis. A equipa do Fustibus migrou o registo a partir da folha de cálculo, organizou os dados por família e aluno (com ano e turma) e configurou os modelos de comunicação. Beatriz não teve de tocar em nenhum ficheiro de importação.

A primeira cobrança automatizada saiu em outubro, no arranque do ano letivo. Cada família recebeu a notificação prévia por email e a remessa SEPA foi gerada com um só clique.

O resultado: outubro deixou de ser um mês horrível

Na primeira semana já estavam cobradas 90% das quotas. As devoluções bancárias foram tratadas automaticamente com um segundo aviso, e apenas um punhado de casos exigiu uma mensagem pessoal.

Beatriz passou de dedicar 5 ou 6 horas semanais às cobranças a praticamente zero. Além disso, qualquer família pode consultar no portal se está em dia, por isso as perguntas de "o meu pagamento está registado?" desapareceram. E quando chegar a mudança de direção, a próxima tesoureira herdará o registo e as contas organizadas, não uma folha de cálculo com separadores misteriosos.

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