Il problema: 64 isole con 64 Excel

La Federazione dei comitati genitori di Vigo riunisce 64 comitati di scuole e istituti della città. Il suo lavoro comprende rappresentare le famiglie davanti all'amministrazione, offrire orientamento e formazione e aiutare i comitati a rendicontare i contributi. Il problema: ogni comitato gestiva le proprie cose con il proprio Excel, il proprio quaderno e il proprio criterio contabile.

Quando la federazione aveva bisogno di dati aggregati — quante famiglie iscritte ci sono in città, quali attività si offrono, come vengono utilizzati i contributi comunali — bisognava chiederli uno a uno e aspettare settimane. E ogni settembre si ripeteva la stessa scena: direttivi appena eletti che chiamavano perché il precedente se n'era andato e nessuno trovava nulla.

«Il nostro vero lavoro è difendere le famiglie, non fare da assistenza tecnica per 64 Excel diversi», riassume Nuria, coordinatrice della federazione.

La soluzione: una piattaforma comune e formazione ai direttivi

La federazione ha adottato il piano di gestione multi-comitato di Fustibus: ogni comitato federato lavora nel proprio spazio (anagrafica, quote, attività, contabilità) e la federazione vede report consolidati senza accedere ai dati personali di ogni famiglia oltre quanto concordato.

La contabilità è stata uniformata con categorie comuni, così i conti di qualsiasi comitato si presentano alla propria assemblea con lo stesso formato e la rendicontazione dei contributi comunali esce dal sistema, non da una cartella di scontrini. Il modulo di governance e verbali conserva convocazioni, votazioni e libro dei verbali di ogni comitato, così il cambio di direttivo non dipende più dalla memoria di nessuno.

Con la piattaforma comune è arrivato il programma di formazione: un laboratorio di un pomeriggio per ogni direttivo entrante, con l'ambiente reale del proprio comitato già caricato.

Un anno dopo: il quadro completo

Nel primo anno completo la federazione ha consolidato i dati dei 64 comitati, ha formato 12 direttivi nuovi e ha fatto sì che il 100% dei comitati presentasse conti chiari in assemblea. I report aggregati che prima richiedevano settimane ora si generano in pochi minuti e la federazione li usa per negoziare con il Comune con dati reali.

«La cosa migliore è ciò che non succede più: non ci sono più comitati fermi per sei mesi perché è cambiato il direttivo», conclude Nuria.

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