O problema: 64 illas con 64 Excels

A Federación de AMPAs de Vigo agrupa a 64 AMPAs de colexios e institutos da cidade. O seu labor inclúe representar as familias ante a administración, repartir orientación e formación, e axudar as AMPAs a xustificar subvencións. O problema: cada AMPA xestionaba o seu co seu propio Excel, a súa propia libreta e o seu propio criterio contable.

Cando a federación necesitaba datos agregados —cantas familias socias hai na cidade, que actividades se ofrecen, como se executan as subvencións municipais— tocaba pedilos un a un e esperar semanas. E cada setembro repetíase a mesma escena: xuntas directivas recentemente elixidas chamando porque a anterior marchara e ninguén atopaba nada.

"O noso traballo real é defender as familias, non facer de servizo técnico de 64 Excels distintos", resume Nuria, coordinadora da federación.

A solución: unha plataforma común e formación ás xuntas

A federación adoptou o plan de xestión multi-AMPA de Fustibus: cada AMPA federada traballa no seu propio espazo (censo, cotas, actividades, contabilidade) e a federación ve informes consolidados sen acceder aos datos persoais de cada familia máis alá do pactado.

A contabilidade homoxeneizouse con categorías comúns, de modo que as contas de calquera AMPA preséntanse á súa asemblea co mesmo formato e a xustificación de subvencións municipais sae do sistema, non dunha carpeta de tíckets. O módulo de gobernanza e actas garda convocatorias, votacións e libro de actas de cada AMPA, así que a releva de xunta xa non depende da memoria de ninguén.

Coa plataforma común chegou o programa de formación: un obradoiro dunha tarde para cada xunta entrante, co contorno real da súa AMPA xa cargado.

Un ano despois: a foto completa

No primeiro curso completo, a federación consolidou os datos das 64 AMPAs, formou 12 xuntas novas e conseguiu que o 100% das AMPAs presentase contas claras na súa asemblea. Os informes agregados que antes tardaban semanas agora xéranse en minutos, e a federación úsaos para negociar co concello con datos reais.

"O mellor é o que xa non pasa: xa non hai AMPAs que quedan paradas seis meses porque cambiou a xunta", conclúe Nuria.

Tecnología