Arazoa: 64 uharte 64 Excel-ekin

Vigoko IGE Federazioak hiriko ikastetxe eta institutuetako 64 guraso-elkarte biltzen ditu. Bere lanak familiak administrazioaren aurrean ordezkatzea, orientazioa eta prestakuntza banatzea, eta guraso-elkarteei diru-laguntzak justifikatzen laguntzea barne hartzen du. Arazoa: guraso-elkarte bakoitzak berea kudeatzen zuen bere Excel-arekin, bere koadernoarekin eta bere irizpide kontablearekin.

Federazioak datu agregatuak behar zituenean —hirian zenbat familia bazkide dauden, zer jarduera eskaintzen diren, nola gauzatzen diren udal-diru-laguntzak— banan-banan eskatu behar ziren eta asteak itxaron. Eta irail bakoitzean eszena bera errepikatzen zen: hautatu berri ziren zuzendaritza batzordeak deika aurrekoa joan zelako eta inork ezer aurkitzen ez zuelako.

"Gure benetako lana familiak defendatzea da, ez 64 Excel desberdinen zerbitzu tekniko izatea", laburbiltzen du Nuriak, federazioko koordinatzaileak.

Soluzioa: plataforma komun bat eta batzordeentzako prestakuntza

Federazioak Fustibusen IGE anitzeko kudeaketa plana hartu zuen: guraso-elkarte federatu bakoitzak bere espazioan lan egiten du (errolda, kuotak, jarduerak, kontabilitatea) eta federazioak txosten bateratuak ikusten ditu familia bakoitzaren datu pertsonaletara adostutakotik haratago sartu gabe.

Kontabilitatea kategoria komunekin homogeneizatu zen, edozein guraso-elkarteren kontuak formatu berarekin aurkezten baitira bere batzarrean eta udal-diru-laguntzen justifikazioa sistematik ateratzen baita, ez tiketen karpeta batetik. Gobernantza eta aktak moduluak guraso-elkarte bakoitzaren deialdiak, bozketak eta akta-liburua gordetzen ditu, beraz batzorde-txanda ez dago inoren memoriaren mende.

Plataforma komunarekin prestakuntza-programa iritsi zen: arratsalde bateko tailer bat sartzen zen batzorde bakoitzarentzat, bere guraso-elkartearen benetako ingurunea jada kargatuta.

Urtebete geroago: argazki osoa

Lehen ikasturte osoan, federazioak 64 guraso-elkarteen datuak bateratu zituen, 12 batzorde berri prestatu zituen eta guraso-elkarteen %100ek bere batzarrean kontu argiak aurkeztea lortu zuen. Lehen asteak behar zituzten txosten agregatuak orain minutuetan sortzen dira, eta federazioak udalarekin negoziatzeko erabiltzen ditu benetako datuekin.

"Onena jada gertatzen ez dena da: jada ez dago sei hilabetez geldituta geratzen den guraso-elkarterik batzordea aldatu zelako", ondorioztatzen du Nuriak.

Consulting