El problema: 64 illes amb 64 Excels

La Federación de AMPAs de Vigo agrupa 64 AMPA d'escoles i instituts de la ciutat. La seva tasca inclou representar les famílies davant l'administració, repartir orientació i formació, i ajudar les AMPA a justificar subvencions. El problema: cada AMPA gestionava el seu amb el seu propi Excel, la seva pròpia llibreta i el seu propi criteri comptable.

Quan la federació necessitava dades agregades —quantes famílies sòcies hi ha a la ciutat, quines activitats s'ofereixen, com s'executen les subvencions municipals— tocava demanar-les una a una i esperar setmanes. I cada setembre es repetia la mateixa escena: juntes directives acabades d'escollir trucant perquè l'anterior se n'havia anat i ningú no trobava res.

"La nostra feina real és defensar les famílies, no fer de servei tècnic de 64 Excels diferents", resumeix la Nuria, coordinadora de la federació.

La solució: una plataforma comuna i formació a les juntes

La federació va adoptar el pla de gestió multi-AMPA de Fustibus: cada AMPA federada treballa en el seu propi espai (cens, quotes, activitats, comptabilitat) i la federació veu informes consolidats sense accedir a les dades personals de cada família més enllà del que s'ha pactat.

La comptabilitat es va homogeneïtzar amb categories comunes, de manera que els comptes de qualsevol AMPA es presenten a la seva assemblea amb el mateix format i la justificació de subvencions municipals surt del sistema, no d'una carpeta de tiquets. El mòdul de governança i actes guarda convocatòries, votacions i llibre d'actes de cada AMPA, així que el relleu de junta ja no depèn de la memòria de ningú.

Amb la plataforma comuna va arribar el programa de formació: un taller d'una tarda per a cada junta entrant, amb l'entorn real de la seva AMPA ja carregat.

Un any després: la foto completa

En el primer curs complet, la federació va consolidar les dades de les 64 AMPA, va formar 12 juntes noves i va aconseguir que el 100% de les AMPA presentés comptes clars a la seva assemblea. Els informes agregats que abans trigaven setmanes ara es generen en minuts, i la federació els fa servir per negociar amb l'ajuntament amb dades reals.

"El millor és el que ja no passa: ja no hi ha AMPA que es queden aturades sis mesos perquè va canviar la junta", conclou la Nuria.

Coworking

Què és un coworking?