El problema: 64 islas con 64 Excels

La Federación de AMPAs de Vigo agrupa a 64 AMPAs de colegios e institutos de la ciudad. Su labor incluye representar a las familias ante la administración, repartir orientación y formación, y ayudar a las AMPAs a justificar subvenciones. El problema: cada AMPA gestionaba lo suyo con su propio Excel, su propia libreta y su propio criterio contable.

Cuando la federación necesitaba datos agregados —cuántas familias socias hay en la ciudad, qué actividades se ofrecen, cómo se ejecutan las subvenciones municipales— tocaba pedirlos uno a uno y esperar semanas. Y cada septiembre se repetía la misma escena: juntas directivas recién elegidas llamando porque la anterior se había ido y nadie encontraba nada.

"Nuestro trabajo real es defender a las familias, no hacer de servicio técnico de 64 Excels distintos", resume Nuria, coordinadora de la federación.

La solución: una plataforma común y formación a las juntas

La federación adoptó el plan de gestión multi-AMPA de Fustibus: cada AMPA federada trabaja en su propio espacio (censo, cuotas, actividades, contabilidad) y la federación ve reportes consolidados sin acceder a los datos personales de cada familia más allá de lo pactado.

La contabilidad se homogeneizó con categorías comunes, de modo que las cuentas de cualquier AMPA se presentan a su asamblea con el mismo formato y la justificación de subvenciones municipales sale del sistema, no de una carpeta de tickets. El módulo de gobernanza y actas guarda convocatorias, votaciones y libro de actas de cada AMPA, así que el relevo de junta ya no depende de la memoria de nadie.

Con la plataforma común llegó el programa de formación: un taller de una tarde para cada junta entrante, con el entorno real de su AMPA ya cargado.

Un año después: la foto completa

En el primer curso completo, la federación consolidó los datos de las 64 AMPAs, formó a 12 juntas nuevas y consiguió que el 100% de las AMPAs presentara cuentas claras en su asamblea. Los informes agregados que antes tardaban semanas ahora se generan en minutos, y la federación los usa para negociar con el ayuntamiento con datos reales.

"Lo mejor es lo que ya no pasa: ya no hay AMPAs que se quedan paradas seis meses porque cambió la junta", concluye Nuria.

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